La historia de cómo una decisión simple puede ahorrarle a su empresa hasta $635,000 pesos anuales
Era lunes por la mañana cuando Ricardo, CFO de una empresa manufacturera en Guadalajara, recibió una llamada que cambiaría por completo su perspectiva sobre los gastos de viaje.
Su asistente acababa de pasar tres horas intentando cambiar un vuelo para el director comercial, quien había quedado varado en Ciudad de México por una cancelación. El costo del nuevo boleto: $8,500 pesos más caro que el original.
"¿Cuántas veces pasa esto al mes?", se preguntó Ricardo mientras revisaba los reportes de gastos. La respuesta lo sorprendió.
Los Números que Nadie Te Cuenta
Si su empresa gestiona internamente los viajes corporativos, probablemente está familiarizado con esta escena: su personal administrativo pasa horas comparando precios en diferentes sitios web, llamando aerolíneas, negociando con hoteles, y cuando algo sale mal (que siempre sale mal), el estrés y los costos se multiplican exponencialmente.
Pero aquí está el problema: según la Global Business Travel Association, las empresas que manejan sus viajes internamente están perdiendo entre 15% y 35% de su presupuesto de viajes cada año.
En números reales, para una empresa mediana que gasta $900,000 pesos anuales en viajes, esto significa perder hasta $315,000 pesos que podrían quedarse en sus utilidades.
Tomemos el caso de una empresa típica con 100 empleados que realizan 120 viajes al año:
Lo que cuesta la gestión interna:
- Su asistente invierte 3.5 horas promedio por cada reserva de viaje
- A $94 pesos por hora, cada reserva le cuesta $329 pesos en tiempo del personal
- Multiplicado por 120 viajes anuales: $39,480 pesos solo en tiempo administrativo
- Sin contar sobrecostos por falta de descuentos corporativos, cambios de último minuto, y errores costosos
¿El resultado? Están pagando $180,000 pesos adicionales al año por gestionar internamente algo que una agencia corporativa podría hacer mejor y más barato.
El poder de la negociación
Aquí es donde la historia se pone interesante. Las agencias de viajes corporativas no solo reservan boletos; mueven volúmenes millonarios anuales que les dan un poder de negociación que ninguna empresa individual puede alcanzar.
Mientras usted paga tarifas públicas, ellas obtienen:
- 5% a 15% de descuento en vuelos corporativos
- 10% a 45% de descuento en hoteles
- Tarifas preferenciales en renta de autos
- Flexibilidad en cambios, la mayoría sin penalizaciones adicionales
Para ponerlo en perspectiva: si su empresa gasta $600,000 pesos anuales en viajes, estos descuentos representan un ahorro directo de $90,000 a $150,000 pesos cada año.
Caso Real: De $1.2 Millones a $960,000 en Un Año
Regresemos con Ricardo. Después de aliarse con SEEMEXICO, los números de su empresa cambiaron dramáticamente:
Antes:
- Gasto anual: $1,200,000 pesos
- Tiempo administrativo: 480 horas al año
- Incidencias sin resolver: 15%
- Viajeros estresados, personal administrativo abrumado
Después:
- Gasto anual: $960,000 pesos
- Tiempo administrativo: 48 horas al año
- Incidencias sin resolver: 1.3%
- Viajeros tranquilos, personal enfocado en tareas estratégicas
- Más viajes con menos presupuesto
- Opción de reservar en Business Class a mejores costos
Ahorro total: $240,000 pesos anuales (20% de reducción)
"Liberamos a nuestro equipo para que se enfoque en lo que realmente genera valor", comenta Ricardo. "Y de paso, ahorramos lo equivalente al salario de dos personas."
¿Cuánto Podría Ahorrar Su Empresa?
La respuesta depende de su tamaño y frecuencia de viajes, pero los números son consistentes:
Empresa pequeña (20 viajes/año): Ahorro de + $24,400 pesos anuales
Empresa mediana (150 viajes/año): Ahorro de + $183,000 pesos anuales
Empresa grande (500+ viajes/año): Ahorro de + $635,000 pesos anuales
El retorno de inversión promedio es de 3 a 1 para empresas pequeñas, llegando hasta 5 a 1 para empresas grandes.
En otras palabras, por cada peso que invierte en una agencia corporativa, ahorra entre $3 y $5 pesos.
En un mundo donde cada peso cuenta y cada minuto es valioso, seguir gestionando viajes corporativos internamente es como usar una calculadora cuando tienes una computadora disponible.
Las empresas más inteligentes ya lo entendieron. En sectores como servicios financieros, el 65% ya usa agencias corporativas. En manufactura, el 45%. En tecnología, el 40%.
¿Dónde está su empresa en esta estadística?
