Enviar a un compañero de la empresa a otra ciudad o país cuesta dinero. Vuelos, hotel, comidas... la lista sigue. Como persona encargada de la administración, seguro te has preguntado:
¿todo este gasto realmente vale la pena?
La buena noticia es que puedes dejar de preguntártelo y empezar a tener respuestas claras.
No necesitas ser un experto en finanzas para entender si esos viajes están ayudando a que la empresa crezca y alcance sus metas. Esta guía sencilla te mostrará cómo hacerlo, paso a paso.
Paso 1: Define el "Para Qué" del Viaje
Antes de que alguien siquiera reserve un vuelo, haz esta pregunta clave: ¿cuál es el objetivo principal de este viaje?
No todas las respuestas son iguales, pero aquí tienes algunos ejemplos comunes:
- Cerrar un trato con un cliente importante. (Objetivo de Ventas)
- Presentar un nuevo producto en una feria. (Objetivo de Marketing)
- Capacitar a un equipo en una nueva tecnología. (Objetivo de Operaciones/RRHH)
- Resolver un problema urgente con un proveedor. (Objetivo de Operaciones/Compras)
La clave aquí es ser específico. Un objetivo vago como "ir a una conferencia" no es suficiente. Necesitas saber qué se espera lograr concretamente.
Paso 2: Haz el Seguimiento de lo que Pasó Después del Viaje
Una vez que la persona regresa, no dejes que el viaje se convierta solo en una pila de recibos. Tómate un tiempo para preguntar y documentar los resultados.
- Si el objetivo era cerrar un trato: ¿Se cerró el trato? ¿En qué etapa está la negociación?
- Si el objetivo era una feria: ¿Cuántos contactos nuevos se hicieron? ¿Se generaron oportunidades de venta?
- Si el objetivo era capacitación: ¿El equipo está aplicando lo aprendido? ¿Se ha notado una mejora?
No esperes resultados inmediatos en todos los casos. Lo importante es tener un registro de lo que se esperaba y lo que realmente sucedió.
Paso 3: Compara los Resultados con el Costo del Viaje
Aquí es donde vemos si "la inversión valió la pena". Necesitas tener una idea clara de cuánto costó el viaje en total: vuelo, alojamiento, comidas, transporte local, etc.
Una vez que tienes el costo total y una idea de los resultados, puedes hacer una comparación sencilla para determinar si fue una buena inversión para la empresa.
Ejemplo Reporte de ROI
Olvídate de las hojas de cálculo complicadas. Puedes crear una "ficha de viaje" muy simple después de cada viaje de negocios. Llenarla no debería tomar más de 10 minutos.
Plantilla de Ficha de Viaje:
- Viajero:
[Nombre del empleado] - Destino y Fechas:
[Ciudad, País del XX al XX de Mes] - Objetivo Principal del Viaje:
[Aquí escribes el "Para Qué" que definiste en el Paso 1]
- Costo Total del Viaje:
- Transporte (Vuelo/Autobús):
$XX.XX - Alojamiento:
$XX.XX - Comidas y Viáticos:
$XX.XX - Otros (taxis, inscripción, etc.):
$XX.XX - TOTAL:
$XX.XX
- Resultados Clave (El Regreso):
-
[Logro 1: ¿Qué se consiguió?] -
[Logro 2: ¿Qué se avanzó?] -
[Logro 3: ¿Qué oportunidades surgieron?]
- Veredicto Rápido (¿Valió la pena?):
[Sí / No / Aún por ver]
- Justificación Breve:
[Una línea explicando por qué]
Veamos un ejemplo real:
- Viajero: Sofía Morales (Ejecutiva de Ventas)
- Destino y Fechas: Guadalajara, del 15 al 17 de Octubre
- Objetivo Principal del Viaje: Presentar la propuesta final y cerrar el contrato con "Cliente Potencial S.A. de C.V.".
- Costo Total del Viaje:
- Transporte (Vuelo):
$4,500 MXN - Alojamiento:
$3,800 MXN - Comidas y Viáticos:
$2,250 MXN - Otros (taxis):
$700 MXN - TOTAL:
$11,250 MXN - Resultados Clave (El Regreso):
- Se firmó el contrato con "Cliente Potencial S.A. de C.V.", con un valor de $250,000 MXN anuales.
- Se estableció una excelente relación con su Director de Operaciones.
- Se identificó una nueva oportunidad de negocio con una empresa hermana que nos recomendaron.
- Veredicto Rápido (¿Valió la pena?): Sí
- Justificación Breve: La inversión de $11,250 MXN generó un contrato de $250,000 MXN.
La forma de calcular el ROI sería dividir el valor del contrato (o del valor recibido) entre el costo total del viaje, que en este ejemplo es de: 22.22
El Rol de una Plataforma de Viajes Corporativos como Seemexico
Aquí es donde la tecnología se convierte en tu mejor aliada para simplificar este proceso. Una plataforma de gestión de viajes como seemexico.com te ayuda a tener todos los datos que necesitas en un solo lugar:
- Registro Detallado de Costos de Hoteles y Vuelos: Cada reserva y gasto se guarda automáticamente, dándote el costo total sin tener que buscar en diferentes lugares.
- Información Centralizada: Puedes tener un registro de quién viajó, cuándo y a dónde, todo en un mismo sistema.
- Reportes Fáciles de Generar: Olvídate de armar hojas de cálculo. La plataforma te permite generar reportes sencillos que te muestran los costos.
Como podrás ver, medir si un viaje de negocios valió la pena no tiene que ser complicado.
Con una estructura simple como esta ficha o plantilla y las herramientas adecuadas, puedes tener la certeza que necesitas para tomar decisiones inteligentes sobre tus viajes corporativos.
